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März 2020
Informationsschreiben Lohnverrechnung - KURZARBEIT
Kategorien: Klienten-Info , Management-Info
 

Sehr geehrte Klientinnen und Klienten!

Dieses Informationsschreiben richtet sich an all unsere Klienten, die Arbeitnehmer beschäftigen und von den wirtschaftlichen Entwicklungen iZm dem Coronavirus betroffen sind. Diese Entwicklungen stellen uns alle derzeit vor immensen Herausforderungen. Wir sind natürlich bemüht, Sie auch in dieser schweren Zeit in gewohnter Weise, so rasch und so umfassend wie nur möglich zu unterstützen. Bitte informieren Sie sich auch regelmäßig auf unserer Webseite www.bp-steuerberatung.at. Wir ersuchen Sie, sich Zeit für das folgende Mail zu nehmen, auch wenn es etwas umfangreich ist. Es enthält WICHTIGE INFORMATIONEN, die leider nicht kürzer dargestellt werden können.

Wie Sie verfolgen konnten, wurden die Regelungen im Zusammenhang mit Kurzarbeit quasi täglich geändert. Seit Donnerstag Abend gibt es nun eine "endgültige" Fassung. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass es nicht doch noch zu weiteren Änderungen kommt!

1. Was ist nun die "Corona-Kurzarbeit"?

Die "Corona-Kurzarbeit" funktioniert im Wesentlichen so, dass die Normalarbeitszeit und die Bezüge der Mitarbeiter für bis zu drei Monate (einmalige Verlängerung um weitere drei Monate möglich) um eine bestimmte Quote (zwischen 10 % und 90 %) herabgesetzt werden. Die Mitarbeiter erhalten vom Arbeitgeber neben dem herabgesetzten Bezug eine Kurzarbeitsunterstützung, die dem Arbeitgeber jeweils ein bis zwei Monate nachträglich vom AMS refundiert wird. Die "Corona-Kurzarbeit" kann (auch rückwirkend) für die Zeit ab 01.03.2020 beantragt werden.

2. Welche Regeln gelten für die "Corona-Kurzarbeit"?

Damit die "Corona-Kurzarbeit" förderbar ist, müssen folgende Spielregeln eingehalten werden:

  • Urlaube aus abgelaufenen Urlaubsjahren und Zeitausgleichsguthaben sind - soweit wie möglich/kein Muss! - vor Beginn der Kurzarbeit zu konsumieren, können ggf. auch während der Kurzarbeit verbraucht werden. Aber Achtung: bei Urlaubskonsum während der Kurzarbeit gebührt dem Arbeitnehmer das volle Entgelt wie vor Kurzarbeit.
  • Während der "Corona-Kurzarbeit" und bis zu einem Monat nach deren Ende dürfen ohne Zustimmung des AMS Mitarbeiter nicht gekündigt werden (Behaltepflicht). Außerdem darf der Beschäftigtenstand auch nicht durch einvernehmliche Auflösungen reduziert werden. Man darf wenn man Kurzarbeit zB. für nur ein paar Dienstnehmer einführt, gleichzeitig keine Kündigungen durchführen. Siehe detaillierte Information Punkt 5.
  • Die Sozialversicherungsbeiträge sind auch während der Kurzarbeit weiterhin vom vollen Ausmaß (vor der Kurzarbeit) zu entrichten. Der dadurch entstehende Mehraufwand wird dem Arbeitgeber auch vom AMS ersetzt.

3. Was sind die erforderlichen Schritte für die Beantragung der "Corona-Kurzarbeit"?

  1. Falls Betriebsrat vorhanden: Gespräche und Verhandlungen mit dem Betriebsrat.
  2. Ausfüllen und Unterschreiben der Muster-Sozialpartnervereinbarung:
    • falls Betriebsrat vorhanden: Unterschrift von Arbeitgeber und Betriebsrat
    • in betriebsratslosen Betrieben: Unterschrift von Arbeitgeber und allen von Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmern (siehe dazu die Beilage "Vereinbarung einer Corona-Kurzarbeit mit den Arbeitnehmern" - Sozialpartner Einzelvereinbarung)
  3. Ausfüllen AMS-Formulars COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe (siehe Beilage: KUA_Begehren und eine entsprechende Ausfüllhilfe)
  4. Übermittlung der vorstehend genannten Unterlagen an die örtlich zuständige AMS-Landesstelle per Post, elektronisch signiert oder über Ihr eAMS-Konto
  5. Abwarten der Unterschriftsleistung durch Sozialpartner (Arbeitgeberverband und Gewerkschaft) und der Rückmeldung des AMS, ob der Kurzarbeitsantrag genehmigt wird

ACHTUNG: Wir möchten ausdrücklich nochmals darauf hinweisen, dass die angeführten bzw. beigefügten Anträge von Ihnen auszufüllen und ans AMS zu senden sind.

4. Welche laufenden Arbeiten sind im Zusammenhang mit der "Corona-Kurzarbeit" für die Förderung von Ihnen zu erledigen?

Für die laufende Abwicklung der AMS-Förderung sind folgende Arbeiten erforderlich:

  • Sie müssen für Ihr Unternehmen beim Arbeitsmarktservice ein eAMS-Konto einrichten.
  • Für jeden Monat der Kurzarbeit ist eine elektronische Abrechnungsliste zu erstellen und an das AMS zu übermitteln. In dieser Abrechnungsliste sind sämtliche für die Überprüfung der Förderung durch das AMS erforderlichen Daten anzuführen, wie z.B. monatlicher Arbeitsverdienst einschließlich anteiliger Sonderzahlungen, Summe der Arbeitszeitausfallstunden, der für die Förderung maßgebliche Pauschalsatz und die vom Unternehmen ausbezahlte Kurzarbeitsunterstützung.
  • Am Ende der Förderzeit ist ein Durchführungsbericht zu erstellen, der vom Betriebsrat bzw. von den Arbeitnehmern zu unterschreiben ist. In diesem Bericht ist abschließend zu bestätigen, dass sämtliche Fördervoraussetzungen tatsächlich erfüllt worden sind, also insbesondere die Aufrechterhaltung des Beschäftigtenstandes bzw. die Beachtung der Behaltepflicht und die Einhaltung der Arbeitszeitquote (10 % bis 90 %).

Bitte beachten Sie, dass, sofern der Antrag genehmigt wurde, bis zum 28. des Folgemonats der Nachweis der Kurzarbeit zu erbringen ist und erst danach wird die Kurzarbeitsbeihilfe innerhalb eines Monats, spätestens aber innerhalb von 90 Tagen ausbezahlt - dh Sie müssen vorab die gesamten Lohnkosten für den Arbeitnehmer (90%, 80% oder 85%) sowie die gesamten Lohnnebenkosten bezahlen - die Auszahlung der entsprechenden Beihilfe durch das AMS erfolgt frühestens ein Monat später!

5. Kurzarbeit und Kündigungen

  • Der Arbeitgeber ist verpflichtet, während der Kurzarbeit und bis zu einem Monat nach Ende der Kurzarbeit die Anzahl an Beschäftigten aufrechtzuerhalten. Kündigungen sowie einvernehmliche Auflösungen von Arbeitsverträgen während der Kurzarbeit und bis zu einem Monat nach Ende der Kurzarbeit können daher zu einem Verlust der Förderung durch das Arbeitsmarktservice führen.
  • Müssen Sie auf Grund der wirtschaftlichen Situation Arbeitnehmer kündigen, so muss dies vor Beginn der Kurzarbeit geschehen. Werden Kündigungen zum Beispiel aus persönlichen Gründen, trotzdem ausgesprochen, müssen die ausfallenden Mitarbeiter durch neu aufzunehmende Mitarbeiter ersetzt werden. Bei einvernehmlicher Auflösung ist nur dann nachzubesetzen, wenn es vor der einvernehmlichen Auflösung keine Beratung des Arbeitnehmers mit der Gewerkschaft oder der Arbeiterkammer gegeben hat.
  • Beachten Sie, dass nach Ende der Kurzarbeit die Mitarbeiter wieder zur ursprünglich im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitszeit sowie zu den anderen ursprünglich vereinbarten Konditionen zurückkehren.
  • Bei besonderen schwierigen wirtschaftlichen Verhältnissen besteht die Möglichkeit, mit den Sozialpartnern über den Entfall der Behaltefrist zu verhandeln oder für Kündigungen, die am Ende der Kurzarbeit erforderlich werden könnten, abweichende Regeln zu vereinbaren. Dazu wird es im Regelfall erforderlich sein, dass entsprechende wirtschaftliche Notwendigkeiten und erwartete Umsatzeinbußen in der Zukunft glaubhaft gemacht werden können.
  • Vor Beginn der Kurzarbeit bereits gekündigte (wohl auch einvernehmlich beendete) und befristete Arbeitsverhältnisse, deren Endtermin im Zeitraum der Kurzarbeit liegt, dürfen noch ordnungsgemäß beendet werden, ohne dass nachbesetzt werden muss (keine Auffüllpflicht!).
  • Keine Verpflichtung zur Nachbesetzung (keine Auffüllpflicht!) besteht bei Kündigung durch den Arbeitnehmer oder bei berechtigter Entlassung durch den Arbeitgeber.
  • Eine Verminderung des Beschäftigtenstandes ohne Auffüllpflicht muss, vereinfacht gesagt, durch die Gewerkschaft genehmigt werden.

Wie Sie sehen, bringt die Umsetzung der "Corona-Kurzarbeitszeit" einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich. Sollten Sie sich für die Einführung der "Corona-Kurzarbeitszeit" entschließen, übermitteln Sie uns die Genehmigung der von Ihnen beantragten Kurzarbeitszeit, damit wir die entsprechenden Abrechnungen dann in der Lohnverrechnung umsetzen können. Die Umsetzung der Kurzarbeit in der Gehaltsverrechnung erfordert zahlreiche Anpassungen im Lohnprogramm (welche uns noch gar nicht vorliegen), wie insbesondere Vorberechnungen, Anlegen neuer Lohnarten etc., und ist daher besonders arbeits- und kostenintensiv. Sie werden verstehen, dass wir diese Abrechnungen - sofern mit Ihnen Pauschalvereinbarungen pro DN-Abrechnung vereinbart worden sind - nicht zu diesen Pauschalsätzen verrechnen können sondern den angefallenen Zeitaufwand weiterverrechnen müssen. Bitte beachten Sie, dass eine Umsetzung bzw. Berücksichtigung in der März-Abrechnung nicht mehr möglich ist. Es erfolgt ggf. eine rückwirkende Aufrollung im April. Diesbezüglich haben wir Ihnen auch ein Informationsschreiben für Ihre Mitarbeiter beigelegt, da bei der Aprilabrechnung somit eine doppelte Kürzung erfolgt (Kürzung iZm Kurzarbeitszeitregelung und Abzug des im März zu viel abgerechneten Anteils).

Wir bzw. unsere MitarbeiterInnen in der Lohnverrechnung geben ihr Bestes und arbeiten derzeit auf Hochdruck und fast Tag und Nacht und dürfen daher um Geduld und Verständnis ersuchen! Wir können Sie jedoch beruhigen, dass durch verspätete Abrechnungen oder aber auch Aufrollungen im nächsten Monat keine Fristen versäumt und keine Strafzuschläge etc. anfallen.

Sofern Sie Mitarbeiter kündigen mussten/müssen, ersuchen wir Sie auch um Verständnis, dass es sein kann, dass wir es nicht schaffen, alle Abmeldungen und Abrechnungen zeitgerecht durchzuführen. Aber auch hier können wir Sie beruhigen, dass es bei verspäteten Abmeldungen zu keinerlei Auswirkungen (Strafen/Mahnungen) etc. kommt.


Anhänge:

COVID-19-Kurzarbeit Begehren

Ausfüllhilfe

Sozialpartner Einzelvereinbarung

COVID-19-Kurzarbeit Pauschalsatztabellen

COVID-19-Kurzarbeit Pauschalsatz Erläuterungen und Beispiele


Sonstige Informationsplattformen:

AMS

Kurzarbeit-Info der WKO

Kurzarbeit-Info des ÖGB

Kurzarbeit-Info der Arbeiterkammer


Bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen

TEAM Blazek & Plajer


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